Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): Ein Thema auch für kleinere Unternehmen!
(Rechtliches)
Wenn Ihnen bisher die Zeit fehlte, sich mit dem Thema Elektronische Signatur zu befassen, dann ist der Artikel von experte-extern, Herrn Günther Pawlitzky genau das Richtige für Sie. Entscheiden Sie selbst, ob das Thema auch für Sie relevant ist.
Nutzen der QES am Beispiel “Elektronische Rechnung”
Es ist auffallend, wie relativ sorglos, trotz eindeutiger Gesetzeslagevorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer/Unternehmerinnen immer noch mit Rechnungen in elektronischer Form umgehen.
Kennen Sie das?
Sie erhalten schon länger von Geschäftspartnern bzw. externen Dienstleistern Rechnungen in elektronischer Form. Zum Beispiel ein PDF-Dokument als E-Mail-Anlage. Was machen Sie? Sie prüfen die Eingangsrechnung und zahlen, weil sie in Ordnung zu sein scheint. Anschließend wird diese ausgedruckt (oder auch nicht) und die Sache ist für Sie erledigt. Die mit dem Rechnungsbetrag gezahlte Vorsteuer -nur darum geht es hier- verrechnen Sie wiederum mit dem Finanzamt.
Sie haben sicherlich geprüft, ob diese Rechnung qualifiziert elektronisch signiert ist?!
Falls ja, können Sie sich zufrieden zurücklehnen. Falls nicht, bitte Vorsicht!
Wenn die elektronischen Rechnungen nicht mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur ausgestattet sind, kann das Finanzamt bei der nächsten Steuerprüfung die Vorsteuer zurückverlangen. Obwohl die Rechnung an sich in Ordnung ist. Machen Sie sich ein Bild: bei 1000 Euro netto sind das 160 Euro, demnächst 190 Euro Möglichkeit der Rückforderung.
Die Ausrede
Ganz Findige sagen nun: bei der heutigen Druckqualität merkt der Finanzbeamte doch gar nicht, daß die Rechnung elektronisch und nicht per Original als Papier ankam. Zitat:. “Ich drucke die Rechnung aus, knicke sie umschlaggerecht und hefte sie dann ab. Sieht aus, als ob mit der “Gelben Post” gekommen.” Dazu kann man nur sagen: Der Krug geht so lange zum Brunnen, bis er bricht.
Tipp
Machen Sie es sich doch einfach! Prüfen Sie bei Erhalt einer elektronischen Rechnung das Vorhandensein einer Qualifizierten Elektronischen Signatur. Darauf wird in der Regel im Anschreiben hingewiesen. Zur Rechnung wird noch die korrespondierende Signaturdatei mitgesendet.
Sie können die Gültigkeit der Signatur übrigens online nach Erhalt selbst prüfen. Dazu lädt man sich ein in der Regel kostenloses Programm auf den Rechner und hat mit wenigen Mausklicks das Ergebnis, ob die Signatur in Ordnung ist. Einige E-Mail-Clients nehmen diese Prüfung übrigens automatisch vor.
Wenn Sie das Vorhandensein einer Signatur nicht erkennen, fragen Sie einfach beim Absender nach. Wenn diesem Absender die Qualifizierte Elektronische Signatur nicht möglich ist, so bitten Sie um Zusendung per Papier auf konventionellem Wege. Das Argument, daß Sie sonst Probleme bei der Steuerprüfung bekommen, ist hieb- und stichfest. Dieser Aufwand gibt Ihnen dann Ruhe und Gelassenheit vor dem Finanzamt - zumindest in dieser Hinsicht.
Warum wird die Qualifizierte Elektronische Signatur zur steuerlichen Vorsteuerabzugsfähigkeit bei elektronischen Rechnungen gefordert?
Dem elektronisch übermittelten Dokument (nicht nur unserer Rechnung) drohen während der Übermittlung im Internet vielfältige Gefahren (abfangen, mitlesen, verändern der Inhalte etc.). Mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur werden folgende zwei Kern-Voraussetzungen sichergestellt:
- die Integrität wird garantiert (d.h. die Sicherstellung, daß die E-Mail auf dem Weg vom Sender vom Empfänger nicht verfälscht wurde) und
- die Identität des Senders ist einwandfrei geklärt (derjenige, der der Absender zu sein vorgibt, ist es tatsächlich auch).
Erreicht wird das Ganze über eine sogenannte Public-Key-Infrastructure (öffentlicher und privater Schlüssel), über staatlich zertifizierte Stellen, eine persönliche Chipkarte und Signatursoftware, mit der man signiert und der Empfänger die Signatur prüft. Für Einzelheiten sei auf unten angegebenen Vortrag verwiesen.
Die Kosten
Für eine Einzelperson kostet die Möglichkeit, qualifiziert elektronisch signieren zu können, für die ersten drei Jahre komplett ca. 300 bis 350 Euro. Dabei ist zu bedenken, daß als Erstausrüstung eine zugelassene Tastatur mit Kartenleser, die Signatursoftware und die Ersterstellung der Chipkarte inbegriffen sind. Später beträgt die Jahresgebühr (Stand heute) ca. 50 bis 70 Euro für die Signaturkarte.
Anwendungsgebiete
Mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur kann man (je nach Signatur-Anbieter unterschiedlich, das ist auch Beratungsleistung) z.B. Rechnungen, Anträge, Aufträge, geschäftliche Korrespondenz, Programmierzeilen, Audio- und Videodateien etc. signieren. Und damit “echt”, d.h. zum Original machen.
Vorteile:
Bleiben wir bei unserem kleinen Beispiel der elektronisch versandten Rechnung. Beim Kostenvergleich “Manueller Versand vs. Elektronischem Versand” spielt sich der ca. 5:1-Kostenvorteil beim elektronischen Versand aus. Laut IHK-Angaben liegen die Kosten eines konventionellen Briefes inklusive drucken, kuvertieren, Papier, Porto etc. bei 5 bis 9 Euro. Seriöse Angaben bezüglich der E-Mail liegen bei unter einem Euro je versandte E-Mail.
Bedenken Sie auch die Schnelligkeit der Versendung, die Nachweisbarkeit des gesendeten Inhaltes und die Gesetzeskonformität.
Gerade für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen spielt auch der Kompetenzbeweis bei der Nutzung einer fortschrittlichen Technik eine Rolle. Nicht jede Rechnung muß bei beim Briefkasten eingeworfen werden, sondern kann als E-Mail-Anhang elektronisch signiert an den Empfänger gesendet werden.
Wie kann man vorgehen?
Gerade aufgrund der Rechtswirkung sollte man sytematisch vorgehen und sich einige Fragen beantworten:
Lohnt sich für mich der Aufwand?
Was will ich hauptsächlich signieren (wichtig für die auszuwählende Signaturlösung)?
Habe ich alle Punkte bedacht (z.B. Abstimmung mit den Geschäftspartnern über das Vorgehen, Aufbewahrungspflicht der Datei und der zugehörigen Signaturdatei, sonstige Vorschriften etc.)?
Das ist kein Hexenwerk. Entweder Sie informieren sich selbst oder holen sich vor dem Einsatz Rat und lassen Sie sich im Umgang mit der Software einweisen. Bedenken Sie bitte:
Die Qualifizierte Elektronische Signatur ist in weiten Feldern der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Daß die Rechtsfolgen identisch sind, muß man verinnerlichen und so die notwendige Sorgfalt walten lassen! (Es gibt nur wenige Ausnahmen, z.B. Arbeitsverträge).
Beratungsleistung
Externe Beratungsleistung kommt vor allem der sogenannten Massensignatur ins Spiel. Wenn also (im Gegensatz zum Freiberufler oder Kleinunternehmer) täglich dutzende oder hunderte elektronische Rechnungen, Lieferscheine etc. gesendet und empfangen werden. Hier sind Arbeitsabläufe zu prüfen, die finanzamtstechnische Würdigung (siehe GDPdU) abzustimmen und technische Lösungen je nach Anforderung auszuwählen. Es entbehrt nicht einer gewissen Ironie, daß hierbei einige Unternehmen von ihren Geschäftspartnern gedrängt werden, künftig papierlos kostengünstiger zu arbeiten. Also vom Papier zu rechtlich abgesichertem elektronischen Dokumentenaustausch überzugehen.
Ausblick
Aus Zeit- und Platzgründen können die relevanten Fragen hier nur angerissen werden. Zweck dieser Zeilen war, daß Sie entscheiden können, inwieweit für Sie als Freiberufler oder als Geschäftsführer eines kleineren Unternehmens das Thema Relevanz besitzt.
Wie Ihre Antwort für sich selbst auch lautet: Die Qualifizierte Elektronische Signatur verdient es, beachtet zu werden.
Weiterführende Informationen:
Ein produktneutraler Vortrag zum Thema - gehalten vom Verfasser bei Hessen-IT im September 2006 - kann auf der Internetseite der Hessen-IT heruntergeladen werden:
http://www.hessen-it.de/mm/Qualifizierte_Elektronische_Signatur.pdf
Zur Person:
Günther Pawlitzky, beratender Diplom Betriebswirt macht mit seiner Unternehmensberatung experte-extern mittelständische Unternehmen fit für die Zukunft. Mit Projekten in den Bereichen Erneuerung von Arbeitsabläufen und der Einführung kostensparender technischer Innovationen hat er sich auf dem Markt erfolgreich etabliert.
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