Organisation - Was bewirkt Sie wirklich?
(Arbeitsplatz-Organisation und -gestaltung)
Es gibt kaum eine Person oder ein Unternehmen, die sich nicht schon einmal mit dem Thema der Organisation, sei es beruflich oder privat, beschäftigt haben. Die Gründe hierfür sind vielfältiger Natur. Den aktiven Schritt zu machen, sich tatsächlich mit organisatorischen Grundsätzen zu befassen, ist jedoch sehr groß. Gründe, die dagegen sprechen, gibt es schließlich reichlich: fehlende Zeit, zu großer Aufwand, irgendwie kommt man doch zurecht.
Die Frage, die sich stellt, ist: Aus welchem Grund kann es sinnvoll sein, sich mit diesem Thema zu befassen? Organisation verhilft dazu, den Überblick über das eigene Unternehmen zu gewährleisten.
Ordnung wird häufig nur in Form aufgeräumter Büroräume gesehen. Dieser Blickwinkel ist zu eingeschränkt und birgt Fehler. Ein rein optisch ordentlicher Arbeitsplatz sagt nichts über die tiefere Struktur und deren Organisation aus. Im übertragenen Sinn bezieht sich Ordnung auch auf Prozesse in der Administration, Verwaltung, im Büroalltag allgemein.
Obwohl die Produktionsprozesse in Unternehmen und in der Steuerung kontinuierlich dahingehend überprüft werden, ob sie sinnvoll und kostensparend sind, werden die Prozesse in der Administration und im Büroalltag vernachlässigt. Dabei können beide Arbeitsbereiche hinsichtlich einer möglichen Ersparnis analog betrachtet werden. Reibungslos ineinander übergreifende Arbeiten bewirken in beiden Fällen klare Strukturen und Übersicht und sparen damit Zeit und letztendlich Kosten.
Das Zitat “In einem aufgeräumten Zimmer ist auch die Seele aufgeräumt” von Feuchtersleben sagt viel über die Auswirkung der Unordnung aus. Sie führt zu Fehlern, Stress und Belastung. Das latente Gefühl, nicht zu wissen, was sich unter den Bearbeitungsstapeln verbirgt, bewirkt Unruhe, die sich auch über den Feierabend hinaus zieht. Wissen Mitarbeiter nicht genau, was wo zu tun ist, ist es auch ein leichtes, Verantwortung von sich wegzuschieben. Sind echte Zuständigkeiten vorhanden, kann Verantwortung für das eigene Tun und Handeln übernommen werden.
Richten wir den Blick noch einmal auf die optische Variante. In einem aufgeräumten Raum ist eine höhere Arbeitskonzentration möglich. Der Blick wird nicht von Unterlagen, die im Arbeitsbereich liegen, abgelenkt. Dazu kommt, dass sich der Mensch in einem übersichtlichen Umfeld wohler fühlt als in einem chaotischen. Aufgeräumt ist nicht mit einem klinischen Zustand zu verwechseln. Aufgeräumt heisst, über ausreichend Platz zum Arbeiten zu verfügen, ohne dass eine ständige Ablenkung vorherrscht. Deshalb sind Aussagen über Voll- oder Leertischler kritisch und als Extremzustände zu betrachten. Weder sagt der extrem leere Schreibtisch etwas über die eigene Organisationsfähigkeit aus, noch der - evtl. vorübergehend - volle Schreibtisch.
Vielmehr sagt Organisationsfähigkeit etwas über das eigene Selbstmanagement aus. Bei einem Vorgesetzten spielt zusätzlich die Vorbildfunktion eine Rolle. Wer selbst keinen Überblick hat und nicht in der Lage ist, seinen Arbeitsalltag zu organisieren, kann dies auch nicht von seinen Mitarbeitern erwarten. Wo sollen denn die Argumente herkommen, wenn es anders vorgelebt wird?
Kommen wir noch einmal zurück auf die Gründe, die dafür herangezogen werden, alles beim alten zu belassen: Zu wenig Zeit, zu großer Aufwand. Z.Teil wird dies durch einschlägige Literatur, die in “10 Schritten zu einem aufgeräumten Büro” Ordnung im Handumdrehn verspricht, untermauert. Natürlich ist es nicht möglich, von heute auf morgen ohne entsprechende Unterstützung, die im Laufe der Zeit entstandene Situation zu verändern. Die Hilfe von außen liegt nicht allein in der manuellen Unterstützung. Viel wichtiger dabei ist das Hinterfragen der Situation, das hilft, Ursachen zu erkennen und die entsprechenden Lösungen zu finden. Das Hinterfragen ist auch ein wichtiger Aspekt um Verbesserungen bei eingefahrenen Prozessen zu bewirken. Hier werden Ist-Zustand und Wunschvorstellung gegenüber gestellt; alle Mitarbeiter, die in den entsprechenden Prozess involviert sind, beteiligt und gemeinsam eine Lösung erarbeitet. Dabei hat der Blick des Außenstehenden den Vorteil, unvoreingenommen zu den herrschenden Gegebenheiten und Gewohnheiten zu sein. Diese neutrale Betrachtung hilft sowohl die Optimierung von Prozessen einzurichten als auch eigene Arbeitsgewohnheiten zu überdenken.
Es macht also Sinn, beim Thema Organisation sprichwörtlich ‚über den eigenen Schreibtisch’ hinaus zu schauen. Manch einem hilft es schon, sich auf die andere Seite des Schreibtisches zu setzen, um mit der Selbstreflektion zu beginnen. Organisation umfassend betrachtet, als aufgeräumtes Büro und verbessertem Arbeitsprozess, spart langfristig gesehen Zeit und Kosten, zufriedene und motivierte Mitarbeiter und bewirkt damit eine Steigerung des Unternehmenserfolgs.
Ursula Vormwald ist Inhaberin von time for business. Die Themen Zeitmanagement, Organisation und Prozessverbesserung sind Inhalt ihres Unternehmens. Sie selbst ist Betriebswirtin (VwA) und hat eine Ausbildung zur Change Managerin um die notwendigen Veränderungen in Unternehmen professionell begleiten zu können. Ihr Angebot umfasst Seminare, Workshops, Inhouse-Veranstaltungen und Coaching zu vielen Themen rund um die Organisation und deren Optimierungschancen im Unternehmen. http://www.uv-business.de